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委員会・全体運営

模擬店の一括管理

文化祭委員会が模擬店を一括管理する方法

最終更新: 2026年7月31日・提供: FesRegi

文化祭の実行委員会や生徒会で模擬店担当になると、いきなり十数店から数十店ぶんの出店を、たった数人で見ることになります。申込書は集まらない、提供品は直前に変わる、責任者の連絡先が分からない、当日はどの店がどうなっているのか本部に届かない——委員会が消耗するのは、この情報がバラバラの場所に散っているからです。

この記事は、本部が全模擬店をひとつの型で受け付け・把握・統括するための実務ガイドです。管理対象の分解、出店受付から当日までの流れ、本部が持つ模擬店台帳のテンプレ、外部手続きの立場、当日の状況把握までを、紙と表計算でも回せるように方式中立でまとめます。高校の文化祭でも大学の学園祭・大学祭でも考え方は同じです。

この記事の結論

模擬店の一括管理は「①管理対象を決める → ②出店を1つの窓口で受け付ける → ③台帳に集約する → ④説明会でルールを周知する → ⑤当日は本部で状況を見る」の順で組むと破綻しません。当日の状況だけは紙では追えないので、全店の会計データが本部に集まる FesRegi の委員会機能のような無料の仕組みが効きます。要点は次の4つ。

委員会が管理するのは6系統。出店情報 / 外部手続き / 配置・設備 / ルールと安全 / 当日の状況 / 売上とお金。まず何を持つか決める。

本部が持つのは「模擬店台帳」1枚に集約する。責任者連絡先・提供品・火気/電源・区画・手続きの進捗を、全店同じ様式でそろえる。

保健所への届出は主催者(学校・委員会)がまとめる自治体が多い。各店任せにせず、提供品と調理方法を早めに集める。期限も書類も自治体差が大きい。

当日は「人が見ること」と「データで見られること」を分ける。巡回で安全と行列を、会計データで売上と注文の滞りを見る、と決めると少人数でも回る。

委員会が「模擬店を一括管理する」とは、結局なにを管理することか

「模擬店の管理」と言われても範囲が広すぎて、どこから手を付けるか迷います。実際に委員会がやっていることを分解すると、次の6系統に整理できます。最初にこの一覧を委員会内で共有し、どれを誰が持つのかを決めてしまうのが、そのあとの作業量を左右します。

系統

管理するもの

放置すると起きること

① 出店情報

クラス/団体名・店名・責任者と連絡先・提供品

最新版がどれか分からなくなる

② 外部手続き

保健所への届出・消防や学校への申請の進捗

出していない店を本部が把握できない

③ 配置・設備

出店場所・テント/机の貸出・電源・給排水

当日になって場所と設備が足りない

④ ルールと安全

火気の可否・調理範囲・時間・ゴミ・現金の扱い

周知漏れの店だけルールを知らない

⑤ 当日の状況

売れ行き・行列・品切れ・トラブルの発生

本部が状況を知らないまま夕方になる

⑥ 売上とお金

各店の売上・釣り銭・締めの突合

締め後に数字を集めて回る羽目になる

※ 学校の規模・出店数・学校側のルールによって重さは変わります。まずは自校で発生している系統に印を付けて使ってください。

このうち①〜④は準備期間に「情報を集めて1か所に置く」仕事、⑤⑥は当日に「今の状態を知る」仕事で、性質がまったく違います。前者は台帳づくり、後者は見える仕組みづくりで解きます。この2つを混ぜて1つのファイルで頑張ろうとすると、当日に更新が追いつかず破綻します。なお⑥の売上・釣り銭・締めの突合は、本部の集計として独立したテーマなので、本記事では管理対象の1つとして触れるに留め、集約方式の比較や現金の突合手順は売上管理の記事で詳しく扱います。

出店受付から当日までの管理フロー5ステップ

管理対象が決まったら、次は時間軸です。多くの委員会が同じ順番でつまずくので、先回りできるように5つのステップに分けて説明します。

募集要項と締切を先に配る

出店したい団体に情報を出させる前に、本部が「何を・いつまでに・どこへ出すのか」を1枚にまとめて配ります。ここに書くのは、出店できる条件、提出物と締切、決定の通知時期、変更したいときの連絡先の4つ。これが無いまま受付を始めると、質問対応だけで委員会の時間が溶けます。締切は「本部が処理する時間」を逆算し、外部手続きの期限より十分に前へ置いてください。

出店登録をひとつの窓口で受け付ける

紙の申込書、口頭、個別チャットが混在すると、本部は「どれが最新版か」を判断できなくなります。受付の入口は必ず1つにします。学校の事情で紙が必須なら、紙は正式書類として残しつつ、本部の管理は台帳側に一本化する、と役割を分けてください。受付時に受理番号を振っておくと、後から「出した/出していない」の水掛け論になりません。

内容を確認して調整する（審査）

集まった内容を本部で見て、危ないところ・かぶっているところを調整します。見るのは、提供品が学校のルールと外部の条件に合っているか、火気や電源が必要な店が1か所に集中していないか、同じメニューが並びすぎていないか、区画に対して人手が足りているか。差し戻すときは「なぜ直すのか」を必ず添えると、団体側が納得して修正でき、やり取りの往復が減ります。

責任者説明会でルールを一度に周知する

全店の責任者を一度に集めて、スケジュール・ルール・連絡方法・お金の扱い・残りの提出物をまとめて伝えます。個別に説明すると必ず伝わり方に差が出るので、同じ話を1回で全員にが原則です。資料を配って当日その場で見返せるようにし、欠席団体へのフォロー担当も決めておきます。大学の学園祭では参加団体会議への出席を出店の条件にしている例もあり、周知の確実さを担保する現実的な方法です。

当日は本部で状況を見て動く

当日の本部の仕事は、準備期間とは別物です。やることは、巡回して安全と行列を見る、連絡を受けて判断する、備品や釣り銭の応援を回す、締めと撤収を仕切る、の4つ。ここで台帳が生きます。区画番号順に並べた台帳がそのまま巡回表になり、責任者の連絡先がそのまま緊急連絡網になります。準備期間の台帳づくりは、当日のためにやっていると考えてください。

【テンプレ】本部が持つ「模擬店台帳」に入れる項目

委員会の管理がうまくいくかどうかは、正直この1枚で決まります。全店ぶんを1行1店で並べた模擬店台帳を作り、必要な情報をここだけに集めます。項目は学校のルールに合わせて増減して構いませんが、最低限このあたりは持っておくと、準備でも当日でも使えます。

項目

本部がそれを持つ理由

クラス/団体名・店名

略称禁止。全書類で同じ表記に統一する

責任者と連絡先

当日つながる手段まで。副責任者も1人書かせる

提供する品目

最終確定版。品目が変わったら台帳を直すルールにする

調理方法・加熱の有無

外部手続きと安全確認の前提。既製品の販売かどうかも

火気・熱源の有無

カセットコンロ/ホットプレート等。消防・学校への確認対象

電源の要否と消費電力

延長コードと系統の割り当てに必要。合計で落ちる事故を防ぐ

出店場所・区画番号

配置図と1対1で対応させる。当日の巡回順にもなる

貸出備品と返却予定

テント・机・椅子など。返却漏れの追跡に使う

外部手続きの進捗

未提出/提出済/確認済の3段階で持つと催促が楽

営業時間・完売時の扱い

早じまいの連絡先と、完売表示の出し方を決めておく

現金の扱い・釣り銭元金

朝の元金額と保管方法。詳細な集計は売上管理側で扱う

締め担当・確認者

終了後に誰が締めて誰が本部で確認するかを事前に固定する

※ 個人の連絡先を扱うので、閲覧できる範囲は委員会内に限り、文化祭終了後の取り扱いは学校のルールに従ってください。

台帳で効くコツは3つあります。1つ目は店名を略称ではなく統一表記にすること。配置図・巡回表・売上のまとめで表記がずれると、同じ店を別の店として数えてしまいます。 2つ目は外部手続きの進捗を「未提出 / 提出済 / 確認済」の3段階で持つこと。◯×だけだと「出したけど確認待ち」の店が見えません。3つ目は更新のルールを最初に決めること。提供品が変わったら誰がどこを直すのかを決めておかないと、当日には台帳と現実がずれています。

出店情報を集める方法4つの比較

台帳に入れる情報を、どうやって各団体から集めるか。現実的な選択肢は次の4つです。本部にとっての「最新版の分かりやすさ」「締切の管理しやすさ」「当日の状況把握」で比べます。

集め方

保健所・消防への手続きは「主催者（委員会）がまとめる」ことが多い

見落とされがちですが、飲食を伴う模擬店の届出は行事全体の主催者(学校・実行委員会)が窓口になる形をとっている自治体が多く、各クラスがばらばらに出すものではないケースがあります。2026年7月時点で公開されている案内では、たとえば和歌山市は模擬店等の主催者が開催の1週間前までに届出書を提出、神奈川県は主催者が開催の 2〜3か月前に保健福祉事務所へ事前相談し、1か月前ごろに行事開催届と臨時出店者一覧表などを提出する、という流れが示されています。

つまり委員会側の実務は、「各店の提供品・調理方法・責任者を早めに集めて一覧にする」ことそのものです。台帳の提供品と加熱の有無の欄が、そのまま提出用の一覧のもとになります。逆に言えば、この情報が締切までに集まらないと、外部手続きの期限に間に合いません。出店受付の締切を外部手続きの期限より十分に前へ置く、という設計はここに理由があります。

火気(カセットコンロやホットプレート)や電源の使用についても、学校や消防への確認が必要になることがあります。本部としては「火気を使う店の一覧」「電源が必要な店と消費電力の一覧」を台帳から抜き出せる状態にしておくと、確認や相談がスムーズです。

必ず確認してください：届出の要否・期限・必要書類・扱える食品の範囲は自治体によって大きく異なり、学校ごとの独自ルールもあります。上記はあくまで公開情報の一例なので、開催地の保健所・消防と学校に、準備の早い段階で必ず相談してください。個々の模擬店の衛生管理や火気の扱いそのものは、別途、店側の手順としてまとめる予定です。

当日、本部が全店の状況をつかんで動くには

当日の本部でよく起きるのが、「何かあったら連絡が来るはず」と待っていたら、夕方になって初めて問題を知る、という事態です。状況把握は待つものではなく、取りに行くものとして設計します。分け方はシンプルで、人が見に行かないと分からないこととデータで見られることを切り分けます。

人が見る：安全・行列・雰囲気：火気の使い方、通路をふさいでいないか、行列が別の店にかぶっていないか、スタッフが疲弊していないか。台帳の区画番号順に巡回表を作り、決まった時刻に回ると漏れません。

データで見る：売上・注文数・滞り：どの店がどれだけ売れているか、注文がさばけずに溜まっていないか。会計データが本部に集まる仕組みがあれば、巡回しなくても画面で分かります。

連絡を受ける：本部の場所と手段を固定する：「困ったらここへ」を全責任者に周知しておきます。連絡先が個人に紐づいていると、その人が動けない時に止まります。

そのうえで、本部が持っておくと動きやすいのが「回す余力」です。予備の釣り銭、予備の延長コード、応援に出せる人手を本部に置いておき、巡回とデータで見つけた困りごとにその場で対応します。全体を見ているのは本部だけなので、ここが機能すると文化祭全体の回転が目に見えて変わります。

模擬店の一括管理でよくある失敗と対策

委員会側で起きるつまずきは、学校が変わってもだいたい同じところに集中します。先に知っておくだけで避けられるものばかりです。

出店情報の「最新版」がどれか分からなくなる

紙・口頭・個別チャットで修正が入り、本部の手元にある情報が古いまま進みます。対策は受付の入口を1つにし、台帳を唯一の正とすること。変更したいときの窓口と手順を、募集要項の段階で明記しておきます。

締切と提出物が団体ごとにバラバラになる

「あの店だけ特別に待った」が積み重なると、全体の締切が意味を失います。締切は全店共通にし、未提出は台帳の進捗欄で見えるようにして、催促の担当と回数を先に決めておきます。

当日つながる責任者の連絡先が本部に無い

準備期間はクラスの担当者とやり取りできても、当日その人が調理に入っていて連絡がつかない、というのが典型です。責任者と副責任者の2人ぶん、当日つながる手段まで台帳に入れておきます。

ルールの周知が一部の団体に届いていない

説明会を欠席した団体、途中で担当が代わった団体で必ず起きます。説明会の資料を配布して後から見返せる形にし、欠席団体へのフォロー担当を決め、周知したかどうかも台帳で管理します。

当日、本部が全体の状況を知らないまま終わる

紙の報告や口頭の連絡は、必ず遅れて届きます。巡回の時刻を決めて状況を取りに行くこと、そして売上や注文の状況はデータで見える形にしておくこと。この2つで「終わってから気づく」を減らせます。

委員会向け：模擬店の登録から当日の把握までを1か所にまとめるFesRegi

ここまでの型のうち、「当日の状況をデータで見る」部分は仕組みが必要です。その選択肢のひとつが FesRegiの委員会機能です。FesRegiは現役の学生が「自分たちの文化祭を楽にしたい」という理由で作り、実際に本番で運用しているPOSレジで、各クラスの会計と、委員会(本部)からの横断管理を、最初から文化祭の条件に合わせて設計しています。

委員会が模擬店を登録して、参加コードを配る

委員会のアカウントから模擬店を作成すると、店ごとに参加コードが発行されます。クラスはそのコードで自分の店に参加するので、「どの店が登録済みか」が本部の一覧でそのまま分かります。店名やメモは本部から編集でき、出店の増減にも対応できます。

各店の商品と注文を本部から確認できる

店ごとに、登録された商品(価格・在庫・品切れ)と注文の履歴を本部の画面から確認できます。当日「あの店はもう売り切れているのか」を、電話や巡回を待たずに把握できるのが実務上の差になります。

ダッシュボードで全体の数字をまとめて見る

模擬店数と稼働中の店舗数、本日の売上、本日の注文数、進行中の注文が本部の画面にまとまります。全体がどう動いているかを1画面で見られるので、応援を回す判断や締めの段取りを前倒しできます。

入場チケットとQRスキャンにも対応

入場チケットの発行と、スマホでのQR読み取りによる入場受付にも対応しています。模擬店の管理と入場の管理を別々のツールに分けずに済むので、委員会が覚えることが減ります。

完全無料・全校ぶんまとめても費用0円

レジ・売上集計・モバイルオーダーまで含めて月額0円・端末追加料金0円・売上手数料0円。委員会単位で学校全体の模擬店をまとめて管理しても費用はかかりません。サーバー代などの運営コストは、文化祭や学生を応援するスポンサー企業の協賛でまかなわれていて、その分を学生に負担させない仕組みになっています。

始め方はシンプルです。トップページの「無料で始める」から利用開始でき、会員登録もGoogleアカウントも不要の「ゲストで参加」からその場で試せます(Google・Appleアカウントで始めることもでき、あとから連携すれば別の端末へのデータ引き継ぎも可能です)。学校全体で使う前に、まず委員会の数人で模擬店を1つ作り、商品登録から会計・集計までを通しで試しておくと安心です。

正直な注意点も書いておきます。委員会の管理画面は扱う情報量が多いため、横幅1024px以上の端末(PCやiPadの横向きなど)向けの設計で、スマホでは入場QRスキャンの画面が開きます。本部にPCを1台置ける前提で使ってください。また、出店の募集要項づくり・審査・説明会・外部手続きといった前半の仕事は、ツールでは代われません。台帳と説明会でルールをそろえる作業と組み合わせて使うのが、いちばん現実的です。

よくある質問

文化祭実行委員会は模擬店の何を管理すればいいですか？

模擬店の出店申し込みはどうやって集めるのが効率的ですか？

模擬店の台帳には何を書いておけばいいですか？

保健所への届出は各クラスがやるのですか、委員会がやるのですか？

当日、委員会は全模擬店の状況をどうやって把握すればいいですか？

模擬店の責任者説明会では何を伝えればいいですか？

委員会が使う模擬店の管理ツールは無料のものでも足りますか？

なぜFesRegiは文化祭で無料なのですか？

FesRegiの委員会機能では模擬店の何ができますか？

まとめ

模擬店の一括管理は、根性で情報を追いかける仕事ではなく、「何を管理するか決める → 入口を1つにする → 台帳に集める → 一度に周知する → 当日は取りに行く」という型の仕事です。準備期間に作った台帳が、そのまま当日の巡回表と緊急連絡網になり、外部手続きの一覧にもなります。逆に台帳が無いと、同じ情報を何度も集め直すことになります。

そして当日の状況だけは、紙と口頭では追いつきません。各店の会計データが本部に集まる無料の仕組みを用意しておくと、委員会の当日は「知らないまま終わる」から「見て動く」に変わります。文化祭のために作られたFesRegiの委員会機能もその選択肢のひとつなので、本番前に少人数で一度試しておくと、当日の運営がぐっと安定します。

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