FesRegi
ログイン
FesRegi
文化祭
委員会・全体運営
予算管理のやり方
文化祭の予算管理のやり方｜予算の立て方・配分・精算まで
最終更新: 2026年7月31日 ・ 提供: FesRegi
実行委員会の会計担当になって最初に渡されるのは、たいてい「今年の文化祭の予算は◯◯円」という一つの数字だけです。そこから先——何にいくら割り当てるのか、各クラスにどう配るのか、お金は先に渡すのか あとから返すのか、領収書はどこまで求めるのか、余ったらどうするのか——は、 引き継ぎ資料にも書かれていないことがよくあります。
この記事では、文化祭の予算管理を「収入の把握 → 予算を立てる → 各団体に配分する → お金を渡す → 執行を追う → 決算で締める」という一本の流れとして、実際に文化祭のレジと売上管理を提供している立場からまとめます。 予算書のテンプレ項目、配分方式の比較、仮払いと立替精算の使い分け、よくある失敗と対策まで、 紙と表計算ソフトだけで回す委員会がそのまま使える形にしてあります。学園祭・大学祭でも 考え方は同じです。なお、学校ごとに会計のルールが違うため、最終的な可否は必ず会計担当の先生・顧問に確認してください。
この記事の結論
文化祭の予算管理は「本部の予算」と「各団体の予算」を分けるところから始まります。 立てる順番は ①収入を確定 → ②前年の決算を見る → ③費目を洗い出す → ④二階建てで配分 → ⑤予備費を残す。唯一“読めない”模擬店の売上は、無料で使える FesRegi のような手段で本部から見えるようにしておくと決算が速くなります。要点は次の4つ。
予算は二階建て。本部が使うお金（印刷・装飾・音響）と、各団体に配るお金を最初に分ける。混ぜると必ず合わなくなる。
最初に開くのは前年の決算書。費目の抜けはゼロから作ると必ず出る。前年の費目を雛形にする。
予備費を総額の5〜10%残す。想定外の出費で他団体の予算を削らずに済む。使わなければ決算で戻せばよい。
お金を渡す時に、締切と証憑のルールを紙で渡す。あとから言っても守られない。予算管理が崩れるのはほぼここ。
文化祭の予算は「二階建て」— 本部の予算と団体の予算を先に分ける
予算管理でいちばん最初につまずくのは、計算でも様式でもなく「どのお金の話をしているのか」が曖昧なまま進むことです。文化祭のお金には、性質の違う二つの層があります。
1階：本部（実行委員会）の予算。パンフレットの印刷、看板・アーチなどの共通装飾、ステージの音響・照明、 案内表示、ゴミ袋や養生テープといった共通資材、備品のレンタル。全校で1つしかないものに使うお金です。
2階：各クラス・団体の予算。模擬店の材料費、教室の装飾、衣装や小道具。団体の数だけ存在するお金で、本部から配分する分と、団体が自分たちで集金する分が混在します。
この二つを1枚の表に混ぜて書くと、総額は合っているのに 「どの団体がいくら残しているか」も「本部があといくら使えるか」も分からない、という状態になります。表は必ず分ける、が最初のルールです。本部の予算表は費目ごと、団体の予算表は団体ごとに1行。 この2枚を作った時点で、予算管理の半分は終わっています。
ステップ1：収入を確定させる — 文化祭のお金はどこから来るか
予算の記事の多くは支出の話から始まりますが、順番としては収入が先です。使える額が確定していないのに費目を割り振っても、あとで全部やり直しになるからです。文化祭のお金の入り口は、だいたい次の6つに整理できます。自校に当てはまるものと、 その金額がいつ確定するかを、この表で確認してください。
収入源
どういうお金か
確定する時期
注意点
生徒会費からの配分
全校生徒から集めた生徒会費のうち、文化祭に割り当てられる分
前年度末〜年度当初
使途に制限があることが多い。何に使ってよいかを先に確認する
学校からの支出
警備・清掃・設備・保険など、学校側の予算で払われる費用
年度当初
委員会の予算と混ぜない。別枠で「学校負担」と書いておく
各団体の集金
クラスや部が、自分たちのメンバーから集める材料費
企画が決まったあと
本部の予算ではない。ただし1人あたりの上限を本部が示すと揉めにくい
模擬店・企画の売上
当日の販売で入るお金
当日（唯一、事前に確定しない）
見込みで予算を組まない。何に充てるかは決算のルールとして先に決める
協賛金・広告掲載料
パンフレットの広告や地域企業からの協賛
交渉しだい（直前になりやすい）
学校の許可が必要。入金が遅れる前提で資金繰りを組む
入場料・チケット
有料公開の場合の入場料・前売り券
開催直前〜当日
実施できるかは学校の方針しだい。扱いは必ず事前に確認する
※ 2026年7月時点の一般的な整理です。どの収入があるか・使途に制限があるかは学校によって大きく異なります。
この表でいちばん重要なのは、4行目の「模擬店の売上」だけが、当日まで金額の分からない項目だということです。他の5つは事前に確定させられます。だからこそ、予算を立てる段階の収入に売上を入れてはいけません。売れる前提で支出を先に決めると、天候が悪かった年にそのまま赤字が確定します。 売上は「決算で扱う項目」として、後半で改めて整理します。
ステップ2：予算を立てる4つの作業
使える総額が見えたら、割り振りに入ります。作業は4つだけです。 ここを飛ばして「去年と同じくらいで」と決めると、必ず費目の抜けが出ます。
1
前年の決算書を最初に開く
新しく予算を組むのではなく、前年に実際いくら使ったかの記録を土台にします。前年の決算書には、自分たちが思いつかない費目——ゴミ袋、乾電池、延長コード、 養生テープ、釣り銭の準備金、追加印刷——が並んでいます。この費目リストをそのまま雛形にすると、 抜けはほぼ防げます。残っていない場合は、顧問の先生が過去のデータを持っていることがあるので 聞いてみてください。同時に、今年から決算書を必ず残す、を決めておきます。
2
費目を洗い出して、金額の根拠を1行ずつ書く
費目とは「装飾費」「印刷費」「音響費」のような支出の分類です。ここで大事なのは、 費目だけで止めずその中身（品目）と、金額の根拠を1行ずつ書くこと。「装飾費 5万円」では、あとで多いのか少ないのか誰も判断できません。 「アーチ用木材 ◯本 ◯円」「模造紙 ◯枚 ◯円」まで下ろすと、削れる項目と削れない項目が 自分たちで判断できるようになります。見積が取れないものは「見込み」と明記しておきます。
3
本部と各団体に、二階建てで割る
洗い出した費目を、先ほどの1階（本部）と2階（各団体）に振り分けます。迷ったら「全校で1つしかないものは本部、団体の数だけあるものは団体」で切ると、ほぼ間違いません。共通の装飾は本部、教室の装飾は団体。 パンフレットの印刷は本部、各店のメニュー表は団体、という具合です。 ここで本部の取り分を先に決めてしまうのがコツで、あとから本部の費用が膨らむと、 すでに配分を伝えた団体から回収することになり、まず揉めます。
4
予備費を総額の5〜10%残す
全額を割り振り切らないでください。想定外の出費は必ず出ます——資材の破損、雨天対策の追加購入、当日の買い足し、印刷のやり直し。 予備費が無いと、そのたびにどこかの団体の予算を削る交渉が発生します。 目安は総額の5〜10%程度（学校の方針で変わるので、割合は顧問と相談して決めてください）。 使わなければ決算で戻すだけなので、多めに置いても損はありません。 誰の承認で予備費を使えるかも、この時点で決めておきます。
ステップ3：各団体への配分を決める — 4つの方式
2階部分、つまり各クラス・部活動への配分は、委員会の仕事のなかでもいちばん不満が出やすい場所です。金額そのものより「なぜその額なのか説明できない」ことが原因なので、 方式を先に決めて公開しておくのが最大の予防策になります。
配分方式
説明のしやすさ
手間
向く場面
落とし穴
① 一律配分（全団体に同額）
説明しやすい
小
団体数が多い / 初めて予算を組む年
お金のかかる企画とかからない企画の差を吸収できない
② 申請制（企画書と見積で申請）
根拠を示せる
大
企画の規模差が大きい / 大学祭
締切を守らない団体が出ると、全体の予算が確定しない
③ 前年実績ベース
中
中
毎年同じ企画が続く学校
前年のムダもそのまま引き継がれる
④ 一律＋上乗せ枠
高い
中
多くの高校で扱いやすい折衷案
上乗せの審査基準を先に決めないと不満が出る
※ 2026年7月時点の一般的な整理です。どの方式が適切かは団体数・企画の性質・学校の慣行によって変わります。
実際に扱いやすいのは④の「一律＋上乗せ枠」です。全団体が最低限の額を確保できるので 小規模な企画が置いていかれず、材料費のかさむ模擬店や大きな造形を作る団体だけ、 見積を添えて追加を申請できます。どの方式を選ぶ場合でも、「決め方」と「申請の締切」を1枚の紙にして、配分を発表する前に全団体へ配ってください。基準が先に見えていれば、金額に差があっても納得は得やすくなります。 逆に、決め方を説明しないまま金額だけ発表するのが、いちばん揉めます。
【テンプレ】予算書 兼 執行管理表に入れる9項目
予算書は「配る前の計画書」で終わらせず、そのまま執行の記録表として使い続けるのが要点です。計画表と記録表を別々に作ると、二重管理になって片方が必ず放置されます。 次の9項目を横に並べた1枚を、本部用と団体用の2枚作ってください。 表計算ソフトでも、印刷した紙でも構いません（無料の予算管理表テンプレートも公開されています）。
項目
書き方・注意
費目
装飾費・印刷費・音響費・備品費など。前年の決算書の費目をそのまま使う
内訳（品目）
「装飾費」だけでは追えない。何を買う予定かを1行ずつ
予算額
割り当てた金額。ここは配分を決めた時点で固定する
執行額
実際に使った金額。買うたびに書き込む欄（最重要）
残額
予算額 − 執行額。表計算なら数式で自動計算にする
状態
未執行 / 仮払い済 / 精算済 の3択。空欄を残さない
担当
誰が買うか・誰が締めるか。班名ではなく個人名で
証憑
レシート・領収書の有無と通し番号。番号を振ると突合が一気に楽になる
確定 / 見込み
見積の段階か、支払いが済んだかの別。混ぜると総額が信用できなくなる
※ 学校指定の様式がある場合はそちらが優先です。指定が無い場合の項目例としてご利用ください。
見落とされやすいのが「執行額」と「残額」の欄です。この2列が無い予算書は、配った時点の計画で止まってしまい、 使いすぎていても精算の日まで誰も気づけません。買うたびに執行額を書き込み、 残額は数式で自動計算にしておく。たったこれだけで、予算オーバーが「起きてから知る」から「近づいたら分かる」に変わります。もう1つ、証憑欄に通し番号を振っておくと、レシートの束と表の突合が一気に楽になります。
ステップ4：お金の渡し方を決める — 仮払いか、立替精算か
配分額が決まったら、次は「どうやって渡すか」です。ここは金額の大小より参加者の年齢と、買い物の回数で決めるのが現実的です。高校生に何万円も立て替えさせるのは無理がありますし、 少額の買い物が何十回も発生する企画に毎回現金を渡すのも回りません。
渡し方
団体側の負担
本部の手間
起きやすい問題
向く場面
仮払い（先に現金を渡す）
小（自腹が不要）
受け渡しと残金回収が発生
余った現金が返ってこない / 使途がずれる
高校。立替の負担をかけたくない場合
立替精算（各自が払い、あとで返す）
大（一時的に自腹）
領収書の確認と振込・手渡しのみ
精算が遅れ、自腹のまま終わる
大学祭。少額の買い物が多い場合
本部が一括で購入
なし
大（発注・検品・配布）
数量や仕様の食い違い
共通資材（模造紙・ゴミ袋・釣り銭など）
※ 2026年7月時点の一般的な整理です。現金の取り扱いは学校のルールが優先されるため、必ず先生に確認してください。
どちらを選んでも、共通で必ずやることが2つあります。1つは受領証です。お金を渡した日付・金額・受け取った人の名前を書いてもらい、本部で保管します （公開されている運用例では、生徒の代表と担当教員の両方に署名してもらう学校もあります）。 もう1つは、精算のルールを渡す時点で紙にして手渡すこと。あとから伝えたルールは、まず守られません。
領収書・レシートで先に決めておく5つのこと
① レシートで足りるか、宛名入りの領収書が必要か。多くの場合はレジのレシートで足りますが、学校の会計ルールで宛名が要ることもあります。
② 領収書が必要な場合の宛名と但し書き。「◯◯高校 文化祭実行委員会」など、書き方を1つに統一して全団体に同じ指示を出します。
③ 1件あたりの上限と、超えるときの事前相談。買ってから相談されても止められません。金額の線引きを先に示します。
④ 提出の締切日。「文化祭の◯日後まで」と日付で決めます。ここが無いと決算がいつまでも締まりません。
⑤ 紛失したときの扱い。事前に決めておけば、当日「どうすればいいですか」と本部に判断が集中しません。
ステップ5：準備期間中に「残りいくら」を見えるようにする
予算管理が破綻するパターンは、ほぼ1つです。配ったあと、精算の日まで誰も残額を見ていない。準備期間は1か月以上あることが多く、その間に少しずつ買い物が進みます。 買った本人は自分の分しか知らず、本部は全体を知らない。 気づいたときには、いくつかの団体が予算を超えている——という順序で起きます。
対策は難しくありません。更新する曜日を決めるだけです。たとえば「毎週金曜の放課後に、各団体の会計担当が執行額を1行書き足す」。 5分で終わる作業ですが、これがあると本部は毎週の時点で全体の消化率を把握できます。 残り2週間で予算の8割を使っている団体があれば、その時点で相談できます。 精算の日に知らされても、もう打つ手はありません。
もう1つ、お金の年間サイクルを先にカレンダーへ置くことも効きます。公開されている事例では、5月に各団体の会計担当へ会計ルールを説明し、 7月に担当教員経由でお金を配布、9月の文化祭終了後に精算、という流れで運用している高校があります （2026年7月時点で公開されている一例です）。説明・配布・精算の3つに日付が入っているのが要点で、 準備全体の逆算スケジュールは、文化祭の準備スケジュールを扱う記事のほうで改めて整理します。
予算管理でよくある失敗と対策
どれも「気をつける」では防げない種類のもので、仕組みを1つ足せば消える失敗です。心当たりのあるものから潰してください。
よくある失敗
なぜ起きるか
対策
費目に抜けがある
ゴミ袋・電池・延長コード・釣り銭・印刷費など、地味な費目ほど忘れる
前年の決算書の費目をそのまま雛形にして、ゼロから作らない
予備費がゼロ
想定外の出費が出た瞬間に、どこかの団体の予算を削ることになる
総額の5〜10%を最初に外して確保する。使わなければ決算で戻す
精算の締切が決まっていない
領収書が文化祭のあと何週間も出てきて、決算が締まらない
「文化祭の〇日後まで」を、お金を配る時点で紙に書いて渡す
立替が自腹のまま放置される
誰がいくら立て替えたかを本部が把握しておらず、本人も言い出しにくい
立替者・金額・日付を書く様式を配り、本部が一覧で持つ
残額が誰にも見えない
執行額を書く欄が無く、使い切ったことに精算で気づく
予算額と同じ表に執行額の欄を置き、更新する曜日を決める
模擬店の売上を先に当て込む
売れる前提で支出を決めると、売れなかった年に赤字が確定する
売上は予算の収入に入れない。決算で扱い、充てる順番を先に決めておく
ステップ6：決算で締める — 余ったとき・足りないときの扱い
文化祭が終わったら、予算書の「執行額」を全部埋めて決算にします。 やることは3つです。①各団体から領収書と残金を回収する、②予算額と執行額を突き合わせる、 ③差額の理由を書く。③がいちばん大事で、「装飾費が2万円余ったのは、木材を昨年の残りで賄えたから」のような一文が、翌年の予算を組む人にとって最大の資料になります。数字だけの決算書は、翌年ほとんど役に立ちません。
足りなかった場合は、まず予備費を充てます。それでも足りなければ支出を止めて顧問に相談してください。 生徒個人の自腹や、クラスからの追加集金で穴埋めするのは、後から必ず問題になります （実際、文化祭の後に1人あたり数百円を追加で集めることになり、揉め事になった例も報告されています）。余った場合の扱いは、生徒会会計に戻す・翌年度に繰り越す・備品購入に充てるなど学校ごとに方針が違います。 使い切らずに必ず確認してください。文化祭のお金は多くの場合、全校生徒が納めた生徒会費が原資なので、 余剰金の使い道は委員会だけで決められる性質のものではありません。
そしてもう1つ。模擬店の売上をどう扱うかを、決算の前——できれば文化祭が始まる前に決めておいてください。 ①各団体が出した材料費の回収、②委員会や生徒会への納入分、③残った利益の扱い、 という順番と割合をルールにしておかないと、当日に「この売上は誰のものか」で必ず揉めます。 なお、有料公開や大学祭など規模が大きい場合、収益の扱いに税務上の論点が出ることがあります。 該当しそうなときは学校を通じて確認してください（この記事では深入りしません）。
予算のなかで唯一“読めない”のが、模擬店の売上
文化祭のレジと売上管理を提供している立場から見ていて、 委員会の会計がいちばん苦しくなるのはここです。予算書の他の行——印刷費も、装飾費も、音響費も——は、 準備期間のうちに数字が固まります。ところが模擬店の売上だけは、当日が終わるまで誰にも分かりません。しかも金額は小さくなく、学校によっては全体のお金の流れを左右します。
さらに厄介なのは、終わってからでないと集まらないことです。各団体が締めて、紙に書いて、 本部に持ってきて、本部が転記する。この間に半日から数日かかり、決算の着手が丸ごと後ろにずれます。当日の途中経過も見えないので、判断はすべて終わったあとにしかできません。
全店の売れ行きを本部から見る — 無料のFesRegi
この「集めないと分からない」を無くせるのが、現役の学生が「自分たちの文化祭を楽にしたい」と作り、実際に本番で運用している無料POSレジ FesRegiです。各クラスが商品と値段を登録しておけば、レジはタップするだけで会計が終わり、お釣りも自動で計算されます。 そして委員会用のアカウントを使うと、全校の模擬店の売上・注文数を本部の一画面でまとめて見られます。当日どの店がいくら売れているかがその場で分かり、締めのときに各店を回って数字を集める作業もなくなります。 品切れの切り替え、キッチンへの注文表示、注文番号での呼び出し、来場者が自分のスマホから注文できる モバイルオーダーまで揃っていて、手持ちのスマホ・iPad・PCのブラウザやiOSアプリがそのままレジになります。 月額・端末追加・売上手数料はかからず、サーバー代などの運営コストは、文化祭や学生を応援する スポンサー企業の協賛でまかなわれています。つまり、予算書にレジの費用を計上する必要がありません。
始め方はトップページの「無料で始める」から利用開始ページを開き、「ゲストで参加」を選ぶだけ。会員登録もGoogleアカウントも不要で、その場ですぐ使い始められます（Google・Appleアカウントで始めることもでき、あとから連携すれば別の端末へのデータ引き継ぎも可能です）。 全店の売上を本部としてどう集約・突合するかという運用の詳細は、 委員会の売上一括管理を扱った記事のほうで整理しています。
もちろん、展示中心で販売のない文化祭なら、レジは必要ありません。その場合でも、 予算書に「執行額」と「残額」の欄を足して、毎週更新する曜日を決めるところから始めてください。 予算管理でいちばん効くのは、道具ではなく「今いくら残っているかを、全員が同じ表で見られる状態」を作ることです。
よくある質問
文化祭の予算はどうやって決まるのですか？
文化祭の予算はいくらくらいが相場ですか？
各クラス・団体への予算配分はどう決めればいいですか？
文化祭の予算書には何を書けばいいですか？
お金は先に渡す（仮払い）のと、あとで精算するのと、どちらがいいですか？
領収書やレシートはどこまで厳しく求めるべきですか？
予算が足りなくなったとき・余ったときはどうすればいいですか？
模擬店の売上は予算に入れてもいいのですか？
なぜFesRegiは文化祭で無料なのですか？
まとめ
文化祭の予算管理は、会計の知識よりも段取りで決まります。まず本部の予算と各団体の予算を二階建てに分ける。収入を先に確定させ、 前年の決算書を雛形に費目を洗い出し、二階建てで配分して、予備費を総額の5〜10%残す。 配分の決め方は、金額を発表する前に紙で公開する。ここまでが準備です。
そして運用では、お金を渡す時点で受領証と精算ルール（レシートか領収書か・宛名・上限・締切・紛失時）を 紙で手渡し、予算書に「執行額」と「残額」の欄を置いて更新する曜日を決める。 決算では差額の理由を一文で残し、余剰金は必ず学校に確認する。唯一“読めない”模擬店の売上だけは、記録が自動で残る仕組みに寄せておく——手持ちの端末が無料でレジになる FesRegi のような無料POSレジアプリを使えば、 全校の売れ行きが本部の画面に集まります。まずは、前年の決算書を探すところから始めてみてください。 それが今年いちばん役に立つ資料です。
FesRegi を無料で始める
iPad・PC・スマホのブラウザでそのまま開けます。iOS をお使いの方は App Store からネイティブ版も。 ログインから会計開始まで数分、クレジットカードの登録も不要です。Web 版と iOS アプリ版はデータ共通で、好きな方を選べます。
FesRegi
FesRegi（フェスレジ）は、文化祭・学園祭の模擬店に特化した完全無料の POS レジアプリ。
プロダクト
ホーム
キャンペーン
変更履歴
リソース
導入事例
メディア掲載
スポンサーについて
サポート
使い方ガイド
よくある質問
お問い合わせ
© 2025-2026 FesRegi · 運営者 横山眞
利用規約
プライバシーポリシー